Social media policy

Per coinvolgere sempre più persone nell’attività di comunicazione istituzionale, CARE S.r.l. è anche presente sulle principali piattaforme e social network (YouTube, Facebook, Instagram, e LinkedIn) con l’intento di informare gli utenti riguardo le iniziative e i servizi dalla stessa offerti.

La presente Social Media Policy costituisce un codice di condotta che permette di regolare la relazione su internet, e in particolare sui social media, sia tra la società e i suoi dipendenti/collaboratori, sia nei confronti degli utenti esterni.

Social Media Policy interna

La Social Media Policy interna individua le principali norme di comportamento che il personale è tenuto ad osservare quando utilizza i social media e pubblica contenuti e commenti. È infatti sempre opportuno tenere presente che un utilizzo scorretto dei social network può comportare rischi elevati per chi ne usufruisce, con conseguenze anche gravi circa la propria immagine e reputazione.

Anche se gestita da un incaricato (c.d. Amministratore) espressamente individuato, la presenza nelle piattaforme social della società è una responsabilità di tutti i dipendenti e collaboratori; a tal proposito, il presente documento intende individuare le modalità d’uso interno dei Social Media dallo stesso utilizzati, in particolare nei seguenti aspetti:

1. Gestione degli account;
2. Criteri per la produzione e pubblicazione dei contenuti;
3. Linguaggio e stile;
4. Norme di comportamento.

1. Gestione degli account di CARE
   • L’amministrazione e l’aggiornamento dei profili social è affidata a Veronica Mazzucco, la quale si impegna a gestirli in maniera coerente con l’obiettivo per il quale sono stati creati, nel rispetto delle regole della presente Policy.
   • In ogni caso, si ricorda che sono soggetti a tali regole tutti i dipendenti e i collaboratori che abbiano la gestione, anche solo temporanea, delle pagine e profili social aziendali.
2. Produzione e pubblicazione di contenuti
   • La società promuove con cadenza regolare sui propri canali contenuti testuali, fotografici e video, idonei a diffondere notizie relative ai progetti, agli eventi o ai servizi dalla stessa organizzati.
   • I post pubblicati si riferiscono a eventi attuali, o che si realizzeranno nel breve periodo. Gli utenti sono autorizzati a lasciare dei commenti sotto ogni post, e possono altresì manifestare apprezzamenti in relazione al loro contenuto tramite i c.d. “like”.
3. Linguaggio e stile
   • Il linguaggio deve adeguarsi allo stile del social utilizzato.
   • In ogni caso valgono le stesse regole utilizzate per la redazione di qualunque altro documento testuale: controllare l’ortografia, scrivere usando un italiano (o altra lingua) corretto, assicurarsi circa la veridicità di quanto ci si appresta a pubblicare, non mancare di rispetto agli utenti che interagiscono con il profilo e considerare sempre le regole della buona educazione.
4. Norme di comportamento

• • Al fine di un corretto e decoroso utilizzo dei profili social, il personale è tenuto all’osservanza di una serie di norme di comportamento; in particolare:
    • i dipendenti/collaboratori non sono autorizzati a divulgare informazioni riservate di cui sono a conoscenza (ad esempio: corrispondenza interna, informazioni di terze parti, dati personali comuni o sensibili di altri dipendenti e/o collaboratori o di clienti o fornitori, o altresì informazioni relative all’attività lavorativa, ai servizi offerti, ai progetti e ai documenti che non sono ancora stati resi pubblici), né a diffondere foto, video o altro materiale di tipo multimediale che riprenda locali o personale senza l’espressa autorizzazione dei soggetti coinvolti o della stessa azienda.
    • I dipendenti/collaboratori non sono altresì autorizzati a divulgare contenuti che si pongono in contrasto con i valori di CARE.
    • Fermo restando l’esercizio delle libertà sindacali e del diritto di critica, ai dipendenti/collaboratori è fatto divieto di diffondere messaggi o commenti a carattere offensivo, minatorio, ingiurioso o diffamatorio, sia nei confronti delle attività aziendali promosse che nei confronti dell’utenza che interagisce con la pagina.
    • I dipendenti/collaboratori sono sempre tenuti a ricordare che quanto viene pubblicato online può avere delle ripercussioni a livello globale.
    • Il personale non può aprire altre pagine social, blog o altri canali telematici in nome o per conto di CARE senza la preventiva approvazione di quest’ultima.
    • Nel caso di condivisione di contenuti (nello specifico, foto o video) aventi ad oggetto minori, per i quali non sia possibile ottenere il consenso alla divulgazione del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, i dipendenti/collaboratori sono tenuti a rendere il minore irriconoscibile (ad esempio, pubblicando esclusivamente foto dove il minore è ritratto in gruppo, o di spalle).
    • I dipendenti/collaboratori che hanno in gestione le pagine social e che posseggono altresì un account personale sono tenuti a prestare la massima attenzione nell’utilizzo dei profili, adottando le accortezze necessarie al fine di evitare l’interscambio degli account durante l’uso.
    • I dipendenti/collaboratori che condividono contenuti sulle pagine social aziendali devono tassativamente assicurarsi che quanto si apprestano a pubblicare risulti libero da copyright, nonché dai vincoli imposti dal diritto d’autore.
  • La violazione delle regole qui menzionate può comportare, in capo al singolo dipendente/collaboratore, una responsabilità di tipo disciplinare, da accertarsi tramite un apposito procedimento interno.

Social Media Policy esterna

La Social Media Policy esterna disciplina i rapporti tra l’azienda e gli utenti (c.d. followers) e più in generale con chi interagisce con la pagina social; in particolare, la presente Policy intende regolamentare i seguenti aspetti:

1. Finalità;
2. Moderazione e regole di conversazione (netiquette);
3. Risposte a quesiti o messaggi.

1. Finalità del Social Media
   • I contenuti che vengono pubblicati sulla piattaforma social sono ideati per informare gli utenti circa le attività, i servizi e le iniziative promosse dall’azienda, nonché per favorire lo scambio e il dialogo tra gli stessi utenti.
2. Moderazione e regole di conversazione (netiquette).
   • Gli utenti hanno il diritto di interagire liberamente all’interno delle pagine social aziendali, esprimendo preferenze ed opinioni tramite la pubblicazione di commenti che siano inerenti al contenuto pubblicato; è pertanto vietato utilizzare la pagina social per esigenze personali o per esprimere idee o opinioni personali.
   • L’utente è sempre tenuto all’osservanza delle seguenti regole di comportamento:
     • l’interazione deve essere educata e rispettosa degli altri utenti e dell’azienda; non saranno pertanto tollerati insulti, offese, minacce o volgarità di qualsiasi genere;
     • è assolutamente vietato, nei commenti, utilizzare espressioni violente, offensive e discriminatorie per quanto concerne genere, età, origini etniche, opinioni personali, politiche, orientamento sessuale e religioso, disabilità;
     • è altresì vietata la pubblicazione di messaggi privi di rilevanza pubblica, nonché fuori contesto (c.d. off topic), spam o promotori di attività illegali;
     • non è ammessa la pubblicazione di messaggi contenenti dati personali di terze persone (ad esempio indirizzo e-mail, numero di telefono, dati identificativi, ecc.);
     • non è altresì ammessa la pubblicazione di commenti che violino il diritto d’autore, né l’utilizzo non autorizzato di marchi registrati.
   • I messaggi pubblicati in violazione di tali regole saranno rimossi dall’Amministratore del profilo, il quale si riserva inoltre la facoltà di bloccare l’utente che, dopo un primo richiamo, continui a non rispettare le suddette norme provvedendo, se del caso, anche a trasmettere una segnalazione alle Autorità competenti.
   • L’attività di moderazione della pagina social da parte dell’Amministratore viene effettuata a posteriori, ed è unicamente finalizzata alla verifica e alla limitazione, in tempi ragionevoli, di comportamenti contrari alle sopra menzionate regole di comportamento.
3. Risposte a quesiti o messaggi
   • Eventuali domande, quesiti o richieste di informazioni pubblicate dagli utenti, sia in forma pubblica che privata, verranno prese in carico dall’Amministratore e inoltrate all’Ufficio competente, che provvederà a fornire una pronta risposta.
   • I tempi di risposta variano in base alla tipologia della richiesta. Nel caso in cui la pagina social non sia lo strumento adeguato al soddisfacimento della richiesta, l’Amministratore provvederà a indicare il corretto canale di comunicazione a cui rivolgersi.